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材料采購入庫流程介紹
對于工業(yè)企業(yè)來說，如要正確反映企業(yè)的資產(chǎn)、負債、成本，就必須合理地處理期末的“暫估入帳”業(yè)務。各個企業(yè)的業(yè)務特點、會計核算方式、會計環(huán)境以及業(yè)務人員的見解都不可能完全一致，因此各企業(yè)“暫估入帳”的具體操作方法也不盡相同，比如我所介紹的“暫估入帳”法就另有特色，因為它實質(zhì)上是實價入帳。
有些大型公司使用的了MRPII或ERP系統(tǒng)，其中包含了物料模塊、應付模塊、成本模塊、總帳模塊等，目前財務軟件也有這些模塊，并更易于操作，我所介紹的暫估入帳法就是建立在這樣的系統(tǒng)基礎(chǔ)上的，因此它是很方便借鑒的。
一、采購入庫操作流程
應付模塊中有一個采購訂單界面，采購部在簽訂采購合同后，在正式采購前須在系統(tǒng)的采購訂單界面錄入訂單內(nèi)容，包括合同號、供應商、材料編碼、材料名稱規(guī)格、價格、數(shù)量、到貨日期、運輸及付款條款等，然后將合同正本交財務部。財務部收到合同正本后對采購訂單進行復核，并將合同存檔。復核后的采購訂單不能修改。系統(tǒng)中的采購訂單是用于向供應商訂貨的單據(jù)，其格式和內(nèi)容是可以編輯的。
在材料到達前采購員在系統(tǒng)中根據(jù)采購訂單自動生成入庫單，并打印出來。一個采購訂單可以分數(shù)次入庫，即可以多次生成入庫單，但當數(shù)量超過訂單限制時，系統(tǒng)將會報警，并將報警信息打印在入庫單上。采購員在入庫單上簽字后將入庫單交倉庫驗收。
倉庫驗收入庫后在入庫單上簽字，將財務聯(lián)和采購聯(lián)交采購員，并在系統(tǒng)中確認過帳，這時入庫材料就進入了材料子系統(tǒng)了，公司就可以查詢到這筆材料的入庫及庫存情況。
發(fā)票到達后，采購員將發(fā)票單據(jù)、入庫單、申購單等單據(jù)整理并粘貼好交財務部入帳。財務部將這些單據(jù)核對準確無誤后，在系統(tǒng)中生成入庫憑證。
二、“暫估入帳”操作
至月末發(fā)票單據(jù)仍未到達的，財務部就需做“暫估入帳”操作了。
月末財務部將所有單據(jù)齊全的入庫單轉(zhuǎn)為入庫憑證，剩下未轉(zhuǎn)為入庫憑證的入庫單就是要“暫估入帳”的入庫單，為穩(wěn)妥起見，將這些需暫估入庫的入庫單清單發(fā)一份給采購部備查。
通過程序支持，暫估操作是可以自動化的，點擊系統(tǒng)中“暫估入帳”按扭，系統(tǒng)自動進行暫估入帳操作。系統(tǒng)在入庫單信息上加注暫估標記，在應付帳子系統(tǒng)登記一筆應付款記錄，并有暫估標記，同時產(chǎn)生暫估憑證：
借：原材料
其他應收款：暫估進項稅
貸：應付帳款——暫估
下月初，將上月“暫估入帳”沖回，產(chǎn)生紅沖憑證，此時應付帳子系統(tǒng)記入一筆紅沖金額，將上月“暫估入帳”數(shù)據(jù)沖回，子系統(tǒng)中入庫單的“暫估”標記消失，處于未編制憑證狀態(tài)，材料子系統(tǒng)數(shù)量、金額不變。
采用這種材料“暫估入帳”法一方面保證了月末總帳和子系統(tǒng)帳的完全一致，同時材料子系統(tǒng)帳始終和倉庫實物數(shù)據(jù)一致，應付帳子系統(tǒng)明細帳能夠反映材料到貨和發(fā)票到達的實際情況，更重要的是暫估入帳材料的“暫估”價格其實就是采購實價，據(jù)此計算的生產(chǎn)成本是完全正確的。
值得注意的是，不管采取何種“暫估入帳”法，發(fā)票單據(jù)是必需及時交到財務部來辦理帳務手續(xù)的，本人在實踐中是采用了考核機制來保證發(fā)票單據(jù)的及時性。
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