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發(fā)現(xiàn)記帳錯(cuò)誤時(shí)怎樣處理？
填制會(huì)計(jì)憑證或登記帳簿發(fā)生的差錯(cuò)，一經(jīng)查找出就應(yīng)立即更正。由于差錯(cuò)性質(zhì)不同，發(fā)現(xiàn)的時(shí)間有先有后，所以采用的更正方法也有所不同?，F(xiàn)將通常更正錯(cuò)誤的幾種主要方法介紹如下：
1.劃線更正法。在填制憑證、登記帳簿過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)文字或數(shù)字記錯(cuò)時(shí)，可采用劃線更正法進(jìn)行更正。即先在錯(cuò)誤的文字?jǐn)?shù)字上劃一紅線，然后在劃線上方填寫(xiě)正確的記錄。在劃線時(shí)，如果是文字錯(cuò)誤，可只劃銷(xiāo)錯(cuò)誤部分；如果是數(shù)字上錯(cuò)誤，應(yīng)將全部數(shù)字劃銷(xiāo)，不得只劃銷(xiāo)錯(cuò)誤數(shù)字。劃銷(xiāo)時(shí)必須注意使原來(lái)的錯(cuò)誤字跡仍可辨認(rèn)。更正后，經(jīng)辦人應(yīng)在劃線的一端蓋章，以示負(fù)責(zé)。
2.紅字更正法。在記賬以后，如果在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)記帳憑證所記的科目或金額有錯(cuò)時(shí)，可以采用紅字更正法進(jìn)行更正。所謂紅字更正法，即先用紅字填制一張與原錯(cuò)誤完全相同的記帳憑證，據(jù)以用紅字登記入帳，沖銷(xiāo)原有的錯(cuò)誤記錄；同時(shí)再用藍(lán)字填制一張正確的記帳憑證，注明“訂正×年×月×號(hào)憑證”，據(jù)以登記入帳，這樣就把原來(lái)的差錯(cuò)更正過(guò)來(lái)。應(yīng)用紅字更正法是為了正確反映帳簿中的發(fā)生額和科目對(duì)應(yīng)關(guān)系。例如，李明出差，借差旅費(fèi)5000元，開(kāi)出現(xiàn)金支票支付。記帳時(shí)本應(yīng)貸記“銀行存款”科目，而卻誤記“現(xiàn)金”科目，并已登記入帳。其更正方法如下：
①用紅字金額填制一張與原錯(cuò)誤分錄相同的記帳憑證，分錄如下：
借：其他應(yīng)收款――李明 5000
貸：現(xiàn)金 5000
?、谟盟{(lán)字填制一張正確記帳憑證，其分錄如下：
借：其他應(yīng)收款――李明 5000
貸：銀行存款 5000
有時(shí)，根據(jù)記帳憑證分別記入有關(guān)科目并無(wú)錯(cuò)誤，但所填的金額大于應(yīng)填的金額時(shí)，也可按照正確數(shù)字與錯(cuò)誤數(shù)字的差額用紅字金額填制一張記帳憑證，據(jù)以登記入帳，以沖銷(xiāo)多記部分，并在帳簿摘要欄注明“注銷(xiāo)×年×月×號(hào)憑證多記金額”。例如，采用商業(yè)匯票結(jié)算方式，收到購(gòu)貨方開(kāi)出并承兌的商業(yè)匯票10000元，作為銷(xiāo)售實(shí)現(xiàn)。在填制記帳憑證時(shí)，將金額10000元誤記100000元，多記了90000元，并已入帳。其誤記分錄為：
借：應(yīng)收票據(jù) 100000
貸：商品銷(xiāo)售收入 100000
為了更正有關(guān)帳戶(hù)多記的900O0元，就應(yīng)用紅字金額填制一張記帳憑證。其分錄如下：
借：應(yīng)收票據(jù) 90000
貸：商品銷(xiāo)售收入 90000
根據(jù)此記帳憑證登記入帳后，使“應(yīng)收票據(jù)”和“商品銷(xiāo)售收入”兩科目原來(lái)的錯(cuò)誤記錄都得到了更正。
3.補(bǔ)充登記法。在記帳以后，發(fā)現(xiàn)記帳憑證填寫(xiě)的金額小于實(shí)際金額時(shí)，可采用補(bǔ)充登記法進(jìn)行更正。更正時(shí)，可將少記數(shù)額填制一張記帳憑證補(bǔ)充登記入帳，并在摘要欄注明“補(bǔ)充×年×月×日×號(hào)憑證少記金額”。例如，通過(guò)開(kāi)戶(hù)銀行收到某購(gòu)貨單位償還的前欠貨款6500元，在填制記帳憑證時(shí)，將金額誤記為5600元，少記了900元，并已登記入帳。更正時(shí)，應(yīng)將少記的900元用藍(lán)字填制一張記帳憑證，并登記入帳。其補(bǔ)充更正分錄是：
借：銀行存款 900
貸：應(yīng)收帳款 900
根據(jù)此記帳憑證登記入帳后，使“銀行存款”和“應(yīng)收帳款”兩科目的原來(lái)錯(cuò)誤都得到了更正。
紅字更正法和補(bǔ)充登記法都是用來(lái)更正因記帳錯(cuò)誤而產(chǎn)生的記帳差錯(cuò)。如果記帳憑證無(wú)錯(cuò)，只是登記入帳時(shí)發(fā)生誤記，這種非因記帳憑證誤記的差錯(cuò)，無(wú)論何時(shí)發(fā)現(xiàn)（在實(shí)際工作中，由于定期核對(duì)帳目，不可能經(jīng)過(guò)很長(zhǎng)時(shí)間才被發(fā)現(xiàn)）都不能用這兩種方法更正，而應(yīng)用劃線法進(jìn)行更正。因?yàn)橛泿け仨氁詰{證為根據(jù)，一張記帳憑證不僅是登記明細(xì)帳的根據(jù)，也是匯總登記總帳的根據(jù)。在同一記帳根據(jù)的基礎(chǔ)上，不一定兩種帳同時(shí)都記錯(cuò)，假如總帳未記錯(cuò)，只是某一明細(xì)科目記錯(cuò)了數(shù)字，如果為訂正這一明細(xì)科目差錯(cuò)，而采用了紅字更正法或補(bǔ)充登記法，勢(shì)必影響總帳發(fā)生變動(dòng)，即將原來(lái)的正確數(shù)訂正為錯(cuò)誤數(shù)。所以，非因記帳憑證誤記的差錯(cuò)只能用劃線更正法進(jìn)行更正。
以上只是對(duì)當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)填寫(xiě)記帳憑證或登記帳簿錯(cuò)誤而采用的方法，如果發(fā)現(xiàn)以前年度記帳憑證中有錯(cuò)誤（指科目和金額）并導(dǎo)致帳簿登記錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)用藍(lán)字填制一張更正的記帳憑證。
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