第四節(jié)　會計憑證的傳遞和保管
　　
　　一、會計憑證的傳遞
　　會計憑證的傳遞是指從會計憑證的取得或填制到歸檔保管時止，在單位內(nèi)部各有關(guān)部門和人員之間的傳送程序。科學地組織會計憑證傳遞，對于及時地反映和監(jiān)督經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況，合理地組織經(jīng)濟活動，加強經(jīng)濟管理責任制，都具有重要意義?？茖W、合理地組織憑證的傳遞，既能及時地、真實地反映和監(jiān)督經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況，把有關(guān)部門和人員合理組織起來，分工協(xié)作地處理經(jīng)濟業(yè)務(wù)，也有利于考核經(jīng)辦業(yè)務(wù)的有關(guān)部門和人員是否按照規(guī)定的憑證傳遞手續(xù)辦事，強化責任制，提高效率。企業(yè)應根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的特點、內(nèi)部管理的要求、組織結(jié)構(gòu)和人員分工情況，合理確定會計憑證的傳遞程序。會計憑證傳遞程序的設(shè)計原則，要求能夠滿足內(nèi)部控制制度的要求，使傳遞程序合理、有效，同時盡量節(jié)約傳遞時間，減少傳遞的工作量。
　　科學的傳遞程序應該使會計憑證沿著最迅速、最合理的流向運行。因此，在制定會計憑證傳遞程序時，應當注意考慮下列三個問題：
　　1.制定科學合理的傳遞路線。要根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)特點、企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置和人員分工情況，以及經(jīng)營管理需要，恰當?shù)匾?guī)定各種會計憑證所流經(jīng)的必要環(huán)節(jié)，做到既能使各有關(guān)部門和人員能利用憑證了解經(jīng)濟業(yè)務(wù)情況，按照規(guī)定手續(xù)進行處理和審核，又要避免憑證傳遞通過不必要的環(huán)節(jié)，影響傳遞速度。
　　2.確定合理的停留處理時間。要根據(jù)有關(guān)部門和人員對經(jīng)濟業(yè)務(wù)辦理必要手續(xù)（如計量、檢驗、審核、登記等）的需要，確定憑證在各個環(huán)節(jié)停留的時間，保證業(yè)務(wù)手續(xù)的完成，但又要防止不必要的耽擱，使會計憑證以最快的速度傳遞，以充分發(fā)揮及時傳遞經(jīng)濟信息的作用。
　　3.建立憑證交接簽收制度。為了確保會計憑證的安全和完整，在各個環(huán)節(jié)中都應指定專人辦理交接手續(xù)，做到責任明確，手續(xù)完整、嚴密、簡便易行。
　　
　　二、會計憑證的保管
　　會計憑證的保管是指對會計憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。會計憑證的保管主要有下列要求：
　　1.會計憑證應定期裝訂成冊，防止散失。會計部門在依據(jù)會計憑證記賬以后，應定期（每天、每旬或每月）對各種會計憑證進行分類整理，將各種記賬憑證按照編號順序，連同所附的原始憑證一起加具封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂線上加貼封簽，由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。會計憑證封面的格式見圖4-1
　　從外單位取得的原始憑證遺失時，應取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會計機構(gòu)負責人、會計主管人員和單位負責人批準后，才能代作原始憑證。若確實無法取得證明，如車票丟失，則應由當事人寫明詳細情況，由經(jīng)辦單位會計機構(gòu)負責人、會計主管人員和單位負責人批準后，代作原始憑證。
　　2.會計憑證封面應注明單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號數(shù)、年度、月份、會計主管人員、裝訂人員等有關(guān)事項，會計主管人員和保管人員應在封面上簽章。
　　3.會計憑證應加貼封條，防止抽換憑證。原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實需要使用時，經(jīng)本單位會計機構(gòu)負責人、會計主管人員批準，可以復制。向外單位提供的原始憑證復制件，應在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。
　　4.原始憑證較多時可單獨裝訂，但應在憑證封面上注明所屬記賬憑證的日期、編號和種類，同時在所屬的記賬憑證上應注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號，以便查閱。對各種重要的原始憑證，如押金收據(jù)等，以及各種需要隨時查閱的退回單據(jù)，應另編目錄，單獨保管，并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上分別注明日期和編號。
　　5.每年裝訂成冊的會計憑證，在年度終了時可暫由單位會計機構(gòu)保管一年，期滿后應當移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。
　　6.要嚴格遵守會計憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。